1. Allgemeines
1.1 Gegenstand und Geltungsbereich
1.1.1 Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten die SF2 Systems GmbH beim Besuch ihrer Website https://sf2systems.com sowie bei der Nutzung der damit verbundenen Benutzerkonto-, Bestell-, Download-, Lizenz-, Unterstützungs- und Kommunikationsfunktionen verarbeitet, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt, auf welche Rechtsgrundlagen sie gestützt wird und welche Rechte betroffenen Personen zustehen.
1.1.2 Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
1.2 Externe Websites
1.2.1 Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Für die dort stattfindende Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich der jeweilige Betreiber verantwortlich. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
2. Verantwortlicher
2.1 Verantwortliche Stelle
2.1.1 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
SF2 Systems GmbH
Eichelhofstraße 2B
1190 Wien
Österreich
E-Mail: info@sf2systems.com
2.2 Kontakt in Datenschutzangelegenheiten
2.2.1 Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Anfragen zur Ausübung von Datenschutzrechten können an die vorstehend genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.
3. Aufruf der Website und Server-Logdaten
3.1 Verarbeitung beim Website-Aufruf
3.1.1 Beim Aufruf unserer Website und der damit verbundenen Online-Dienste werden technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet. Hierzu gehören je nach Zugriff insbesondere: a) IP-Adresse; b) Datum und Uhrzeit des Zugriffs; c) aufgerufene Seite oder Datei; d) Browsertyp und Browserversion; e) verwendetes Betriebssystem; f) Referrer-URL, sofern diese vom Browser übermittelt wird; g) Zugriffsstatus; h) übertragene Datenmenge sowie i) sonstige technisch erforderliche Verbindungs- und Fehlerdaten.
3.1.2 Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung unserer Website und Online-Dienste, der Sicherstellung von Stabilität und Funktionsfähigkeit, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr unberechtigter Zugriffe, missbräuchlicher Nutzung und sonstiger Sicherheitsvorfälle.
3.2 Rechtsgrundlage und Speicherdauer
3.2.1 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb unserer Website und IT-Systeme sowie in der Abwehr missbräuchlicher oder unberechtigter Zugriffe.
3.2.2 Server-Logdaten werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Untersuchung eines konkreten Sicherheits- oder Missbrauchsvorfalls, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
4. Kontaktaufnahme und allgemeine Anfragen
4.1 Verarbeitung von Kontaktdaten
4.1.1 Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Kontaktformular oder auf anderem elektronischem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen im Rahmen der Kontaktaufnahme mitgeteilten Daten. Hierzu können insbesondere gehören: a) Name; b) Unternehmen; c) E-Mail-Adresse; d) Telefonnummer, sofern angegeben; e) Inhalt Ihrer Nachricht; f) von Ihnen übermittelte Anlagen sowie g) Zeitpunkt und Verlauf der Kommunikation.
4.1.2 Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation mit Ihnen. Ist die Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gerichtet, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und nachvollziehbaren Dokumentation eingehender Anfragen.
4.2 Speicherdauer
4.2.1 Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, fortbestehenden Vertragsbeziehungen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen.
5. SF2 Benutzerkonto
5.1 Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos
5.1.1 Für die Einrichtung und Verwaltung eines SF2 Benutzerkontos verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Stammdaten und technischen Informationen. Dazu gehören insbesondere: a) vollständiger Name; b) E-Mail-Adresse; c) Unternehmen, sofern angegeben; d) Authentifizierungsdaten, insbesondere ein verschlüsselter Passwort-Hash; e) Benutzer- beziehungsweise Benutzerkonto-Kennung; f) Registrierungs- und Bestätigungsstatus; g) Zeitpunkt der Registrierung und E-Mail-Bestätigung; h) Anmelde- und sicherheitsrelevante Ereignisdaten sowie i) zeitlich befristete Kennungen zur E-Mail-Bestätigung und zur Zurücksetzung des Passworts.
5.1.2 Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos, der Authentifizierung des Nutzers, dem Zugriff auf Software-Downloads, Downloadhistorie, Lizenzfunktionen, Bestellungen und persönliche Einstellungen sowie der Absicherung des Benutzerkontos gegen unbefugte Zugriffe.
5.2 Vertrags-, Einwilligungs- und Nachweisdaten
5.2.1 Soweit dies zur Durchführung oder Dokumentation rechtlich relevanter Vorgänge erforderlich ist, verarbeiten wir darüber hinaus insbesondere: a) Zeitpunkt und Status von Vertragsschlüssen und Lizenzaktivierungen; b) die jeweils einbezogene Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen; c) die jeweils einbezogene Fassung der Lizenzbedingungen; d) die zum jeweiligen Zeitpunkt bereitgestellte Fassung dieser Datenschutzerklärung; e) Zeitpunkt, Inhalt und Status freiwilliger Einwilligungen; f) Änderungen und Widerrufe solcher Einwilligungen; g) erforderlichenfalls Nachweise über Erklärungen im Zusammenhang mit der sofortigen Vertragserfüllung und dem Erlöschen eines gesetzlichen Rücktrittsrechts; h) Änderungen von Benutzerkonto- oder Vertragsdaten sowie i) Verlängerungs-, Änderungs-, Beendigungs- und sonstige rechtlich relevante Statusinformationen.
5.2.2 Diese Daten dienen insbesondere der Vertragsabwicklung, der Nachvollziehbarkeit rechtlich erheblicher Erklärungen sowie der Erfüllung gesetzlicher Rechenschafts- und Nachweispflichten.
5.3 Rechtsgrundlagen
5.3.1 Die Verarbeitung zur Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie zur Durchführung damit verbundener Vertrags- und Lizenzverhältnisse erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsrelevante Verarbeitungen beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Absicherung von Benutzerkonten sowie in der Erkennung und Abwehr unbefugter oder missbräuchlicher Zugriffe.
5.3.2 Soweit Daten zur Erfüllung gesetzlicher Rechenschafts-, Dokumentations- oder Nachweispflichten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit eine darüber hinausgehende Dokumentation zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.
5.4 Speicherdauer
5.4.1 Benutzerkontodaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das jeweilige SF2 Benutzerkonto besteht. Nach der Löschung eines Benutzerkontos werden personenbezogene Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, fortbestehenden Vertrags- oder Lizenzverhältnisse oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
5.4.2 Die Löschung eines SF2 Benutzerkontos führt daher nicht zwingend zur gleichzeitigen Löschung sämtlicher Vertrags-, Rechnungs-, Lizenz- oder Nachweisdaten.
5.4.3 Bestätigungs- und zeitlich befristete Kennungen zur Zurücksetzung des Passworts werden nach ihrer Verwendung oder nach Ablauf ihrer Gültigkeit gelöscht beziehungsweise technisch ungültig gemacht.
6. Software-Downloads und Downloadhistorie
6.1 Verarbeitung im Downloadbereich
6.1.1 Bei einem Software-Download können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: a) Benutzerkonto- beziehungsweise Benutzerkennung; b) ausgewähltes Produkt; c) Softwareversion; d) Plattform oder Systemarchitektur; e) Datum und Uhrzeit des Downloads; f) Downloadstatus; g) IP-Adresse und technische Zugriffsdaten sowie h) Anzahl beziehungsweise Historie der Downloads.
6.1.2 Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des angeforderten Downloads, der Anzeige der persönlichen Downloadhistorie, der nachvollziehbaren Zuordnung von Softwareversionen sowie der Absicherung der Download-Infrastruktur gegen Missbrauch und automatisierte oder unberechtigte Zugriffe. Sie kann außerdem erforderlich sein, um Anfragen zur technischen Unterstützung einer bestimmten Softwareversion zuzuordnen.
6.2 Rechtsgrundlagen
6.2.1 Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit sie der Sicherheit oder Missbrauchsprävention dient, beruht sie ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6.2.2 Eine darüber hinausgehende Analyse des Besuchs- oder Nutzungsverhaltens auf unserer Website erfolgt ausschließlich nach Maßgabe von Abschnitt 12 dieser Datenschutzerklärung.
7. Lizenzaktivierung und Lizenzverwaltung
7.1 Verarbeitete Lizenzdaten
7.1.1 Für die Erstellung, Aktivierung, Bereitstellung und Verwaltung einer SF2-Lizenz verarbeiten wir je nach Lizenzmodell insbesondere: a) vollständigen Namen; b) Unternehmen; c) E-Mail-Adresse; d) Produkt und Lizenztyp; e) Lizenz-ID; f) Hardware-ID des lizenzierten Zielsystems; g) öffentlicher Schlüssel des Zielsystems (Device Public Key), sofern angegeben; h) Ausstellungsdatum; i) Gültigkeitszeitraum bei zeitlich befristeten Lizenzen; j) Aktivierungs- und Bestätigungsstatus; k) lizenzierte Funktionen oder Instanzen; l) Verlängerungs-, Änderungs- oder Beendigungsstatus sowie m) technische Signatur- und Lizenzmetadaten.
7.1.2 Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Lizenzberechtigung zu prüfen, eine signierte und gegebenenfalls gerätegebundene Lizenzdatei zu erzeugen und bereitzustellen, bestehende Lizenzrechte und Laufzeiten zu verwalten sowie Verlängerungen, Änderungen und Beendigungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie ermöglicht außerdem die Zuordnung ausgestellter Lizenzen bei Anfragen zur technischen Unterstützung, Sicherheit oder Lizenzverwaltung.
7.2 Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
7.2.1 Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit sie der Verhinderung von Lizenzmissbrauch, der Absicherung des Aktivierungsprozesses oder der Nachvollziehbarkeit ausgestellter Lizenzen dient, beruht sie ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7.2.2 Die für eine Lizenz erforderlichen Kerndaten werden grundsätzlich für die Dauer der bestehenden Lizenzberechtigung gespeichert. Bei zeitlich unbefristeten Lizenzen kann dies eine Speicherung für die Dauer der fortbestehenden Lizenzberechtigung bedeuten.
7.2.3 Nach Beendigung einer Lizenz werden Daten nur weiter gespeichert, soweit dies aufgrund gesetzlicher Pflichten, für Zwecke der technischen Unterstützung, zur Missbrauchsprävention, zur Dokumentation bestehender oder früherer Lizenzrechte oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
7.2.4 Angaben, die im jeweiligen Aktivierungsprozess ausdrücklich als optional gekennzeichnet sind, müssen nicht bereitgestellt werden.
7.3 Lokale Lizenzprüfung nach Bereitstellung
7.3.1 Nach Bereitstellung des Lizenzcodes beziehungsweise der Lizenzdatei erfolgen die technischen Prüfungen der Lizenzberechtigung lokal auf dem jeweiligen System. Für diese laufenden Prüfungen werden keine periodischen Online-Abfragen an SF2 Systems durchgeführt.
7.3.2 Insbesondere werden für die lokale Lizenzprüfung nach der Bereitstellung keine Lizenz-ID, Hardware-ID, Zielsystem-, Instanz- oder sonstigen Lizenzprüfdaten periodisch an SF2 Systems übermittelt. Unberührt bleiben Daten, die der Nutzer im Rahmen eines neuen Aktivierungs-, Änderungs-, Unterstützungs- oder sonstigen ausdrücklich angeforderten Vorgangs selbst an SF2 Systems übermittelt.
8. Bestellungen, Vertragsabwicklung, Zahlungsabwicklung und Rechnungslegung
8.1 Bestell- und Rechnungsdaten
8.1.1 Bei kostenpflichtigen Bestellungen über unseren Shop verarbeiten wir die Daten, die für Vertragsabschluss, Vertragsabwicklung, Zahlungszuordnung und Rechnungslegung erforderlich sind. Hierzu gehören je nach Vorgang insbesondere: a) Name; b) Unternehmen; c) Rechnungsanschrift; d) E-Mail-Adresse; e) UID-Nummer, sofern angegeben oder erforderlich; f) bestellte Produkte, Lizenzen oder Leistungen; g) Bestell- und Vertragsdaten; h) Rechnungsbetrag und Währung; i) gewählte Zahlungsart; j) Zahlungsstatus; k) Zahlungs- und Transaktionsreferenzen; l) Rechnungsdaten sowie m) Informationen über Rückerstattungen, Stornierungen oder sonstige zahlungsbezogene Vorgänge.
8.2 Zahlungsabwicklung über Mollie
8.2.1 Für die Abwicklung elektronischer Zahlungen setzen wir Mollie B.V., Niederlande, als Zahlungsdienstleister ein. Zur Durchführung der Zahlung wird der Kunde zu der von Mollie bereitgestellten Zahlungsumgebung weitergeleitet. Die für die gewählte Zahlungsart erforderlichen Zahlungsdaten werden dort unmittelbar von Mollie erhoben.
8.2.2 Vollständige Kredit- oder Debitkartennummern, Kartenprüfnummern wie CVC oder Zugangsdaten für Online-Banking werden nicht an SF2 Systems übertragen und von SF2 Systems nicht gespeichert.
8.2.3 SF2 Systems speichert die zur Abwicklung und Dokumentation der Bestellung erforderlichen Rechnungs-, Bestell- und Transaktionsdaten. Hierzu gehören insbesondere die von Mollie vergebene Zahlungs-ID, Zahlungsstatus, Zahlungsart sowie die zur Zuordnung des Zahlungsvorgangs erforderlichen internen Referenzen.
8.2.4 Abhängig von der gewählten Zahlungsart und den von Mollie im jeweiligen Zahlungsvorgang bereitgestellten Informationen können darüber hinaus weitere Zahlungsmetadaten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere maskierte Karteninformationen oder Informationen zu einem für die Zahlung verwendeten Bankkonto gehören. Solche Informationen werden nur verarbeitet, soweit dies für die Durchführung oder Dokumentation der Bestellung, die Zuordnung des Zahlungseingangs, die Rechnungslegung, Rückerstattungen, die Bearbeitung von Zahlungsproblemen oder entsprechende Nachweiszwecke erforderlich ist.
8.2.5 Mollie verarbeitet die für die jeweilige Zahlung erforderlichen personenbezogenen Daten im Rahmen der Zahlungsabwicklung in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Dies umfasst insbesondere die Durchführung der Zahlung sowie gegebenenfalls die Erfüllung eigener gesetzlicher Verpflichtungen und Maßnahmen zur Betrugs- und Missbrauchsprävention. Für diese Verarbeitung gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Mollie.
8.3 Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
8.3.1 Die Verarbeitung zur Durchführung der Bestellung und des damit verbundenen Vertrags erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten zur Erfüllung gesetzlicher Rechnungs-, Buchführungs-, Steuer- oder Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
8.3.2 Vertrags- und Bestelldaten werden für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses und darüber hinaus so lange gespeichert, wie dies aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen erforderlich ist. Rechnungen, Buchungsbelege und sonstige steuer- oder unternehmensrechtlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden grundsätzlich für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer, regelmäßig sieben Jahre, aufbewahrt. Längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
9. Technische Unterstützung und Fehleranalyse
9.1 Verarbeitung bei Unterstützungs- und Fehlerfällen
9.1.1 Wenn Sie technische Unterstützung in Anspruch nehmen oder uns einen Fehler melden, verarbeiten wir die zur Bearbeitung des jeweiligen Falls erforderlichen Daten. Hierzu können insbesondere gehören: a) Name; b) Unternehmen; c) E-Mail-Adresse; d) Produkt- und Versionsinformationen; e) Lizenz-ID; f) gegebenenfalls Hardware-ID; g) Inhalt der Anfrage; h) technische Fehlermeldungen; i) Diagnose- oder Logdaten; j) freiwillig übermittelte Dateien sowie k) Verlauf der Kommunikation im Rahmen der technischen Unterstützung.
9.1.2 Die Verarbeitung dient der Bearbeitung der Anfrage zur technischen Unterstützung, der Fehleranalyse und Fehlerbehebung, der Prüfung technischer oder lizenzbezogener Probleme sowie der Kommunikation mit dem Nutzer. Erkenntnisse aus Vorgängen der technischen Unterstützung können außerdem zur Verbesserung von Stabilität und Sicherheit unserer Produkte und Dienste herangezogen werden.
9.2 Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
9.2.1 Soweit die technische Unterstützung Bestandteil eines bestehenden Vertrags- oder Lizenzverhältnisses ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen kann sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Unterstützung unserer Nutzer sowie der Behebung und Vermeidung technischer Fehler.
9.2.2 Daten aus Vorgängen der technischen Unterstützung werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs und eine angemessene technische Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche oder vertragliche Pflichten dies erfordern oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
10. Sensor-, Maschinen- und Betriebsdaten
10.1 Lokale Verarbeitung durch SF2 Software
10.1.1 Die Nutzung von SF2 Software führt nicht allein dadurch zu einer automatischen Übermittlung der mit der Software verarbeiteten Sensor-, Maschinen- oder Betriebsdaten an SF2 Systems. Soweit die Software lokal oder innerhalb der Infrastruktur des Nutzers betrieben wird, verbleiben die dort verarbeiteten Daten grundsätzlich in der jeweiligen Nutzer- beziehungsweise Kundenumgebung.
10.2 Gesonderte Übermittlung an SF2 Systems
10.2.1 Eine Verarbeitung solcher Daten durch SF2 Systems findet nur statt, wenn Daten im Rahmen einer gesonderten Leistung oder Kommunikation an SF2 Systems übermittelt oder für SF2 Systems zugänglich gemacht werden. Dies kann etwa im Rahmen technischer Unterstützung, einer Fehleranalyse, einer Machbarkeits- oder Evaluierungsprüfung, eines Projekts, einer Analyse- oder Beratungsleistung oder einer sonstigen gesondert vereinbarten Leistung erfolgen.
10.2.2 Enthalten solche Daten personenbezogene Informationen, richtet sich die datenschutzrechtliche Rolle von SF2 Systems nach der jeweiligen Leistung und den konkreten Umständen. Soweit SF2 Systems personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
11. E-Mail-Kommunikation
11.1 Vertraglich oder technisch erforderliche E-Mails
11.1.1 Im Zusammenhang mit einem SF2 Benutzerkonto, einer Bestellung, einem Download oder einer Lizenz versenden wir E-Mails, die für die vom Nutzer angeforderten Funktionen, die Durchführung eines Vertrags, die Lizenzbereitstellung oder die Sicherheit des Benutzerkontos und der bereitgestellten Software erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere E-Mail-Bestätigungen, Benutzerkonto- und Sicherheitsnachrichten, Nachrichten zur Zurücksetzung des Passworts, Bestell- und Vertragsbestätigungen, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, Nachrichten zur Lizenzaktivierung, die Bereitstellung von Lizenzdateien, Hinweise auf das bevorstehende Ende befristeter Lizenzen sowie gesetzlich oder vertraglich erforderliche Aktualisierungs- und Sicherheitsinformationen.
11.1.2 Hierfür verarbeiten wir insbesondere die E-Mail-Adresse sowie die für die jeweilige Nachricht erforderlichen Benutzerkonto-, Vertrags-, Bestell- oder Lizenzdaten und gegebenenfalls technische Versand- und Zustellinformationen.
11.1.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsrelevante Mitteilungen können ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.
11.1.4 Vertraglich oder technisch erforderliche E-Mails sind von freiwilligen E-Mail-Informationen getrennt. Insbesondere hängt der Versand gesetzlich oder vertraglich erforderlicher Sicherheits- und Aktualisierungsinformationen, Lizenzmitteilungen oder sonstiger für die Vertragsdurchführung oder Sicherheit notwendiger Nachrichten nicht von einer Einwilligung in Produktinformationen oder Unternehmensnachrichten ab.
11.2 Freiwillige SF2 Produktinformationen
11.2.1 Wenn Sie die entsprechende Einstellung aktivieren, informieren wir Sie per E-Mail über SF2 Produkte und produktbezogene Entwicklungen. Hierzu können insbesondere Informationen über Software und Hardware, neue oder aktualisierte Softwareversionen, Funktionen, Editionen, Komponenten, Erweiterungen, Kompatibilitäten und sonstige Produktaktualisierungen gehören.
11.2.2 Die Informationen können sich auch auf SF2 Produkte beziehen, die der Empfänger derzeit nicht nutzt oder lizenziert hat. Verarbeitet werden hierfür insbesondere die E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt, Inhalt und Status der Einwilligung und gegebenenfalls die Benutzerkonto-Kennung. Änderungen und Widerrufe werden ebenfalls dokumentiert.
11.2.3 Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021.
11.3 SF2 News – Unternehmensnachrichten
11.3.1 Wenn Sie die entsprechende Einstellung aktivieren, informieren wir Sie per E-Mail über Neuigkeiten von SF2 Systems. Hierzu können insbesondere Informationen über Projekte, Veranstaltungen, Fallstudien, Kooperationen und sonstige Unternehmensentwicklungen gehören.
11.3.2 Verarbeitet werden insbesondere Ihre E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt, Inhalt und Status der Einwilligung und gegebenenfalls die Benutzerkonto-Kennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021.
11.4 Verwaltung und Widerruf
11.4.1 Die Einwilligungen für SF2 Produktinformationen und SF2 News sind voneinander unabhängig und können jeweils gesondert erteilt oder widerrufen werden.
11.4.2 Nutzer mit einem SF2 Benutzerkonto können ihre Einstellungen jederzeit unter „Abonnements & Benachrichtigungen“ ändern. Soweit eine E-Mail einen Abmeldelink enthält, kann die Einwilligung außerdem unmittelbar über diesen Link widerrufen werden; dies gilt insbesondere auch für Empfänger ohne SF2 Benutzerkonto.
11.4.3 Der Widerruf wirkt für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Nachweise über eine früher erteilte Einwilligung können nach dem Widerruf so lange gespeichert werden, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist.
11.4.4 Die Beendigung einer Lizenz ist von den freiwilligen E-Mail-Einstellungen unabhängig. Ebenso führt der Widerruf einer E-Mail-Einwilligung nicht zur Beendigung einer bestehenden Lizenz.
12. Cookies und vergleichbare Technologien
12.1 Technisch notwendige Technologien
12.1.1 Unsere Website und die damit verbundenen Online-Dienste verwenden Cookies und vergleichbare Technologien, soweit diese für den Betrieb der Website erforderlich sind oder Sie in deren Verwendung eingewilligt haben.
12.1.2 Technisch notwendige Technologien werden insbesondere eingesetzt, um Anmeldesitzungen aufrechtzuerhalten, Nutzer sicher zu authentifizieren, Formulare und Aktivierungsprozesse abzusichern, unberechtigte Zugriffe und Cross-Site-Request-Forgery-Angriffe zu verhindern, Datenschutz- und Cookie-Einstellungen zu speichern und ausdrücklich angeforderte Funktionen bereitzustellen.
12.1.3 Soweit die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, um eine von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion bereitzustellen oder die Übertragung einer Nachricht zu ermöglichen, ist hierfür nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 keine vorherige Einwilligung erforderlich. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies je nach Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
12.2 Einwilligungsverwaltung mit KLARO!
12.2.1 Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen für optionale Cookies und vergleichbare Technologien verwenden wir KLARO!. Das System wird von uns lokal betrieben und dient dazu, Ihre Auswahl zu erfassen, zu speichern und bei weiteren Besuchen zu berücksichtigen.
12.2.2 Über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer unserer Website können Sie Ihre Auswahl jederzeit einsehen und ändern sowie eine bereits erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dort finden Sie auch eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Cookies und vergleichbaren Technologien einschließlich a) Name; b) Anbieter; c) Zweck; d) Kategorie und e) Speicherdauer.
12.3 Website-Analyse mit Matomo
12.3.1 Wir verwenden Matomo, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unsere Website, Inhalte, Benutzerführung und technische Abläufe zu verbessern. Matomo wird erst aktiviert, nachdem Sie über KLARO! in die Verwendung der entsprechenden Analyse-Technologien eingewilligt haben. Ohne eine solche Einwilligung findet keine optionale Matomo-Analyse statt.
12.3.2 Bei aktivierter Analyse können je nach technischer Konfiguration insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden: a) IP-Adresse in gekürzter oder anonymisierter Form; b) aufgerufene Seiten und Inhalte; c) Datum und Uhrzeit von Seitenaufrufen; d) Herkunft beziehungsweise Referrer; e) Browsertyp und Browserversion; f) Betriebssystem; g) Geräte- und Darstellungsinformationen; h) Spracheinstellungen; i) Besuchs- und Sitzungsinformationen; j) Verweildauer sowie k) Interaktionen mit unserer Website.
12.3.3 Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021.
12.3.4 Matomo wird von SF2 Systems selbst betrieben; die Analyse erfolgt nach der derzeitigen Systemkonfiguration am Standort Deutschland. Analysedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die statistische Auswertung und Verbesserung unserer Website erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Die Speicherdauer der auf Ihrem Endgerät eingesetzten Cookies oder vergleichbaren Technologien ist in den Cookie-Einstellungen angegeben.
12.3.5 Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach einem Widerruf wird die optionale Matomo-Analyse für den betreffenden Nutzer nicht weiter aktiviert.
13. Technische Infrastruktur, Dienstleister und Empfänger
13.1 Empfängerkategorien
13.1.1 Soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt oder von diesen verarbeitet werden: a) Anbieter von Hosting- und IT-Infrastrukturdiensten; b) Anbieter für E-Mail-Versand und Zustellung; c) Zahlungsdienstleister; d) IT-Sicherheits-, Wartungs- und technische Unterstützungsdienstleister; e) Steuerberater; f) Rechtsberater und sonstige berufsmäßige Berater sowie g) Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht oder die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
13.2 Auftragsverarbeiter und eigenständig Verantwortliche
13.2.1 Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Mit ihnen schließen wir, soweit gesetzlich erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO. Wir wählen nur solche Auftragsverarbeiter aus, die ausreichende Garantien für eine datenschutzkonforme Verarbeitung bieten.
13.2.2 Soweit ein Empfänger personenbezogene Daten für eigene Zwecke und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen. Dies betrifft insbesondere Mollie im Rahmen der Zahlungsabwicklung.
13.3 Eingesetzte Systeme und Verarbeitungsstandorte
13.3.1 Nach der derzeitigen Systemkonfiguration werden insbesondere folgende Dienste eingesetzt:
a) Technische Infrastruktur – Standort Deutschland;
b) SF2 Benutzerkonto und Authentifizierung – eigener Betrieb, Standort Deutschland;
c) Website-Analyse mit Matomo – eigener Betrieb, Standort Deutschland;
d) Lizenzsystem – eigener Betrieb, Standort Deutschland;
e) Einwilligungsverwaltung mit KLARO! – eigener Betrieb, Standort Deutschland;
f) E-Mail-Versand – Fastmail Pty Ltd, Standort Australien sowie
g) Zahlungsabwicklung – Mollie B.V., Niederlande.
14. Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
14.1 Allgemeine Voraussetzungen
14.1.1 Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.
14.1.2 Eine solche Übermittlung kann insbesondere auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, auf geeigneten Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO oder auf einer anderen nach der DSGVO zulässigen Übermittlungsgrundlage beruhen.
14.2 E-Mail-Versand nach Australien
14.2.1 Für den E-Mail-Versand setzen wir Fastmail Pty Ltd, Australien, ein. Im Rahmen der Leistungserbringung kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Soweit für eine solche Übermittlung kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
14.2.2 Weitere Informationen zu den im Zusammenhang mit Drittlandübermittlungen eingesetzten Garantien können unter info@sf2systems.com angefordert werden.
15. Bereitstellung personenbezogener Daten
15.1 Erforderliche und freiwillige Angaben
15.1.1 Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich, damit wir die vom Nutzer angeforderten Leistungen erbringen oder einen Vertrag durchführen können. Ohne eine gültige E-Mail-Adresse kann beispielsweise kein SF2 Benutzerkonto erstellt und keine E-Mail-Bestätigung durchgeführt werden.
15.1.2 Für die Erstellung einer gerätegebundenen Lizenz können technische Informationen des lizenzierten Zielsystems, insbesondere eine Hardware-ID, erforderlich sein. Bei kostenpflichtigen Bestellungen müssen die für Vertragsabschluss, Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Angaben bereitgestellt werden.
15.1.3 Pflichtfelder werden in den jeweiligen Formularen entsprechend gekennzeichnet. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
15.1.4 Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann die jeweilige Leistung nicht oder nicht vollständig erbracht werden. Insbesondere kann eine kostenpflichtige Bestellung ohne die für Vertragsabschluss, Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Angaben nicht durchgeführt und eine gerätegebundene Lizenz ohne Hardware-ID nicht ausgestellt werden.
16. Speicherdauer
16.1 Allgemeine Grundsätze
16.1.1 Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine konkrete Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
16.1.2 Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt insbesondere dann, wenn a) gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen; b) ein Vertrags- oder Lizenzverhältnis fortbesteht; c) Daten zur Dokumentation bestehender Rechte oder Einwilligungen erforderlich sind; d) die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder e) ein konkreter Sicherheits-, Betrugs- oder Missbrauchsfall untersucht wird.
16.1.3 Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks und Ablauf bestehender gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder, soweit zulässig und zweckmäßig, anonymisiert.
17. Automatisierte Entscheidungsfindung
17.1 Keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO
17.1.1 SF2 Systems setzt im Zusammenhang mit Website, SF2 Benutzerkonten, Downloads, Bestellungen und Lizenzaktivierungen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungsverfahren ein, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
17.1.2 Die automatisierte technische Erstellung, Signierung oder Bereitstellung einer Lizenzdatei stellt für sich genommen keine automatisierte Bewertung persönlicher Aspekte und kein Profiling im Sinne einer solchen Entscheidungsfindung dar.
18. Rechte betroffener Personen
18.1 Allgemeine Rechte
18.1.1 Betroffenen Personen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu: a) Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO; b) Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO; c) Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO; d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO; e) Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO; f) Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO sowie g) Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
18.2 Widerspruch und Widerruf
18.2.1 Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, besteht aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Nach einem solchen Widerspruch verarbeiten wir die betreffenden Daten nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
18.2.2 Werden personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, kann dieser Verarbeitung jederzeit widersprochen werden. Nach einem solchen Widerspruch werden die betreffenden Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet.
18.2.3 Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
18.3 Ausübung der Rechte
18.3.1 Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@sf2systems.com kontaktieren. Soweit dies zum Schutz personenbezogener Daten erforderlich ist, können wir zusätzliche Informationen anfordern, um die Identität der anfragenden Person hinreichend festzustellen.
18.4 Gesonderter Hinweis auf das Widerspruchsrecht
Hinweis nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Nach einem solchen Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Ihren Widerspruch können Sie formfrei an info@sf2systems.com richten.
19. Beschwerderecht
19.1 Zuständige Aufsichtsbehörde
19.1.1 Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.
19.1.2 In Österreich ist dies:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Telefon: +43 1 52 152-0
19.1.3 Das Recht, sich an eine andere nach den gesetzlichen Bestimmungen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, bleibt unberührt.
20. Datensicherheit
20.1 Technische und organisatorische Maßnahmen
20.1.1 SF2 Systems trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Veränderung, unberechtigtem Zugriff, unbefugter Offenlegung und sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.
20.1.2 Die Maßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung und der damit verbundenen Risiken regelmäßig überprüft und erforderlichenfalls angepasst.
21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
21.1 Aktualisierung
21.1.1 SF2 Systems passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die angebotenen Funktionen, die eingesetzten Technologien oder Dienstleister oder die maßgeblichen rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.
21.1.2 Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website bereitgestellt. Bei wesentlichen Änderungen erfolgt eine weitergehende Information, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
